Le chiavi per una gestione efficiente della travel policy

Non esiste una regola universale per gestire i viaggi di lavoro. Ogni azienda è organizzata a proprio modo e ogni sua peculiarità è un tassello di quel complesso mosaico che la distingue dalle altre e ne determina il vantaggio competitivo.
La capacità di adattarsi alle esigenze di ogni singolo cliente è l’elemento che fa la differenza in una agenzia viaggi specializzata nel business travel come Confort Viaggi.
Esistono comunque delle buone pratiche la cui validità è pressoché generale:

Rapporto umano:

Il personale della Confort Viaggi, da chi si occupa delle prenotazioni a chi gestisce le trattative commerciali con le aziende, è in grado affiancare il cliente nello sviluppo di una politica di gestione dei viaggi di lavoro efficiente.
Il rapporto personale consente inoltre di gestire con estrema flessibilità le esigenze legate a ogni singola trasferta proponendo di volta in volta la soluzione ottimale, sia in relazione alle linee dettate dall'azienda, sia riscontrando eventuali opportunità di miglioramento della policy aziendale stessa. Per questo siamo in grado di consigliare all’azienda o al singolo viaggiatore la tariffa aerea con il giusto rapporto tra costo e penali per modifiche.
Sappiamo indicare anche il giusto anticipo per l'acquisto dei biglietti in base alle caratteristiche del viaggio e forniamo di volta in volta le linee guida da seguire.

Anticipare le prenotazioni dei voli e degli altri servizi per quanto possibile:

Più si prenota con anticipo, più si possono trovare offerte convenienti. Quasi sempre le compagnie aeree alzano i prezzi man mano che si avvicina la data del volo. Trovare quindi un equilibrio tra le esigenze di chi viaggia e l'anticipo della prenotazione è il primo elemento da tenere in considerazione per una gestione economicamente efficiente dei viaggi di lavoro

Servizio:

Il giusto compromesso tra canali on-line e off-line per l’acquisto dei servizi può garantire significativi vantaggi di spesa.
Attraverso il nostro booking tool è possibile effettuare prenotazione di voli bloccando posti e tariffe senza essere legati all'emissione immediata del biglietto. Questa modalità unisce i vantaggi della prenotazione web a quelli della prenotazione tradizionale.

Inoltre, è possibile richiedere modifiche degli itinerari o ricercare orari diversi senza pagare alcuna spesa di variazione prima dell'emissione del biglietto.
E’ possibile anche bloccare i voli (e i relativi prezzi) prima che il viaggio sia confermato, consentendo quindi una organizzazione ottimale della trasferta senza essere vincolati all’acquisto dei voli prima di avere la conferma definitiva degli appuntamenti.

Gestione delle spese alberghiere:

Avere un unico interlocutore per le prenotazioni alberghiere garantisce molti vantaggi. Un'agenzia specializzata nei viaggi di lavoro come Confort Viaggi dispone di molti più canali di vendita rispetto ai soli canali web aperti al pubblico. A volte, inoltre, è possibile proporre tariffe corporate non accessibili al cliente finale.
Spesso non ci sono penali di cancellazione se queste vengono effettuate in tempo, il tutto a vantaggio della flessibilità nell’'organizzazione del viaggio.
Non chiediamo fee aggiuntive in caso di prenotazioni alberghiere (fatta eccezione per pochi casi particolari o tariffe nette).
Confort Viaggi può fornire consulenza per le aziende in caso occorra valutare la convenienza alla concentrazione delle prenotazioni su pochi hotel selezionati contrattando delle tariffe corporate scontate rispetto ai normali prezzi.

Su richiesta del cliente, offriamo il servizio di prepagamento del soggiorno: in questo modo l'ammontare viene addebitato in estratto conto alla fine del mese e il viaggiatore (o la società) non deve pensare al pagamento in loco dell'albergo.

Monitoraggio dei costi legati ai voli aerei e agli altri servizi di terra:

Monitorare e confrontare nel tempo l'andamento dei costi dei vari servizi è un importante metodo di controllo aziendale. Spesso si tende a trascurare il costo legato ai servizi a terra (come treni, transfer, autonoleggi ecc.) che rappresentano una parte significativa dei costi di viaggio.
Attraverso il monitoraggio è possibile verificare la convenienza di una eventuale concentrazione su pochi fornitori con il fine di ottenere tariffe scontate o altre opzioni simili dedicate alla singola azienda. E’ possibile anche monitorare il punto di convenienza tra un mezzo di trasporto e l'altro, ad esempio quando si può percorrere una tratta sia in treno che in aereo.

Confort Viaggi, nell'area amministrativa del proprio portale, consente di estrapolare in tempo reale tutti i dati relativi ai viaggi effettuati consentendo una facile aggregazione e suddivisione in base alle specifiche esigenze aziendali (ad esempio per business unit, centro di costo, commessa ...).
Il sistema inoltre è personalizzabile e fruibile via web tutti i giorni, 24 ore al giorno.

Adattabilità e standardizzazione alle policy aziendali globali:

L'avanzata tecnologia dei nostri software gestionali consente di adattarci alle disposizioni delle case madri estere e agli standard richiesti per adattare i flussi di informazione o di reportistica ai sistemi informativi del cliente (SAP ecc.).
Inoltre è possibile integrare con i nostri sistemi di biglietteria eventuali tariffe corporate contrattate a livello globale dal cliente, unendo quindi i vantaggi di un'agenzia a misura d'uomo con quelli legati alla contrattazione globale.

Abbiamo sviluppato anche un software di gestione delle autorizzazioni pre-viaggio da cui è possibile accedere a livello globale. Diverse aziende hanno ad esempio l'esigenza di fare autorizzare le singole trasferte da una sede centrale dislocata magari all'estero.

Esperti sulla gestione dei viaggi di lavoro:

Le agenzie di viaggi specializzate nel business travel conoscono benissimo tutti gli aspetti da prendere in considerazione per gestire le trasferte in maniera efficiente: sanno come ragionano le compagnie aeree e gli altri fornitori di servizi di viaggio, hanno maturato esperienza su una grande varietà di aziende clienti e conoscono le più svariate destinazioni nel mondo.
Tutto questo costituisce un prezioso patrimonio da mettere a disposizione dei propri clienti che devono organizzare viaggi di lavoro.